Szyfrowanie dokumentów w pakiecie biurowym Microsoft Office

Na przykładzie Microsoft Word

Na przykładzie Microsoft Word (podobnie inne programy z pakietu Microsoft Office, np. PowerPoint i Excel).
Zapisując dokument Worda wybieramy: Plik / Zapisz jako. Wówczas otwarte zostanie okienko (rys. 1), w którym wpisujemy nazwę pliku oraz jego lokalizację. Zanim klikniemy na przycisku Zapisz, wybieramy: Narzędzia, a następnie Opcje ogólne.

Rys. 1

Otwarte zostanie w ten sposób okienko Opcje ogólne (rys. 2). Tu, w polu Hasło ochrony przed otwarciem, należy wpisać wymyślone przez siebie hasło
(im dłuższe, złożone z liter dużych i małych oraz cyfr, tym trudniejsze do złamania).

Rys. 2

Po wpisaniu hasła klikamy OK, następnie w okienku Potwierdzenie hasła (rys. 3) wpisujemy hasło ponownie i klikamy OK. Hasła zawsze są maskowane w postaci czarnych kropek. Nie ma zatem możliwości kontrolowania poprawności zapisu hasła. Jeśli dwukrotnie wpiszemy hasło poprawnie, oznacza to, iż nie popełniliśmy błędu literowego oraz poprawnie je zapamiętaliśmy.

Rys. 3

Jeśli zapisany w ten sposób plik zamkniemy i spróbujemy ponownie otworzyć, wyskoczy wówczas okienko (rys. 4).

Musimy w nim podać poprawne hasło.

Rys. 4

W przypadku podania błędnego hasła pojawi się okienko (rys. 5), a dokument nie zostanie otwarty.

Rys. 5

Szyfrowanie dokumentów w pakiecie  biurowy LibreOffice (identycznie we wszystkich aplikacjach pakietu)

Na przykładzie LibreOffice Writer

Zapisując dokumenty pakietu Open Office wybieramy: Plik / Zapisz jako. Wówczas otwarte zostanie okienko (rys. 6), w którym wpisujemy nazwę pliku oraz jego lokalizację (tutaj - Pulpit).
Tam zaznaczamy opcję: Zapisz z hasłem. Teraz należy kliknąć na przycisku Zapisz.

Rys. 6

Otwarte zostanie wówczas okienko (rys. 7), w którym dwukrotnie wpisujemy wymyślone przez siebie hasło i klikamy OK.

Rys. 7

Jeśli zapisany w ten sposób plik zamkniemy i spróbujemy ponownie otworzyć, wyskoczy wówczas okienko (rys. 8).

Musimy w nim podać poprawne hasło.

Rys. 8

W przypadku podania błędnego hasła pojawi się okienko (rys. 9). Dokument nie zostanie otwarty.

Rys. 9

Szyfrowanie NTFS

W Windows XP, 7, 8, 10 (wersje: Professional, Ultimate, Enterprise, Education oprócz Home) na partycji NTFS istnieje niezwykle skuteczna funkcja szyfrowania plików. Jest ona skuteczna, gdy z komputera korzysta kilku użytkowników posiadających własne konta chronione hasłem. Osoba, która zaloguje się do komputera nie będzie mogła przeglądać naszych zasobów. Zabezpieczenie to nie będzie skuteczne, gdy ktoś obcy będzie korzystał z naszego konta użytkownika.
W celu zaszyfrowania plików klikamy prawym przyciskiem myszy na folderze, w którym znajdują się pliki przeznaczone do szyfrowania. Wybieramy: Właściwości - otworzy się okienko (rys.1) i klikamy Zaawansowane - otworzy się poniższe okienko, w którym zaznaczamy opcję: Szyfruj zawartość, aby zabezpieczyć dane.

Od tego momentu nazwy zaszyfrowanych plików będą wyróżnione żółtą kłódką (Windows10); ich nazwy zostaną zapisane z zastosowaniem zielonej czcionki (opcję tę trzeba włączyć). W starszych wersjach systemu pliki te mogą się zatem niczym nie wyróżniać! Chcąc sprawdzić, czy plik jest zaszyfrowany należy uruchomić powyższe okienko (Atrybuty zaawansowane) i sprawdzić, czy w polu "Szyfruj zawartość, aby zabezpieczyć dane" znajduje się zaznaczenie.

Dla użytkownika komputera praca z takimi plikami nie zmienia się w widoczny sposób. Jednak żaden z logujących się na komputerze użytkowników nie będzie miał dostępu do zawartości plików, nikt poprzez sieć nie skopiuje ich, ani nie odczyta.
Dużą ostrożnością musi jednak wykazać się osoba zabezpieczająca w ten sposób swoje dane. Podczas kopiowania plików na partycje FAT32, na pendrive lub kompresując WinRARem, w starszych wersjach systemu następowała utrata szyfrowania. Dane były wtedy dostępne dla osób niepowołanych.

Jeszcze większe niebezpieczeństwo grozi nam, gdy zabezpieczonych w ten sposób cennych informacji nie archiwizujemy, np. na płycie CD. Gdy awarii ulegnie system operacyjny, a następnie zostanie zainstalowany ponownie, to praktycznie nie ma już możliwości odzyskania naszych danych. Można próbować korzystać z pewnych programów, np. Aefsdr, ale bez gwarancji sukcesu.

Eksport i import kopii zapasowej certyfikatu i klucza szyfrowania plików w starszych wersjach systemu Windows (Professional, Ultimate, Enterprise i Education) - instrukcja (treść instrukcji - nieobowiązkowa).

Ten niezwykle sprawny system szyfrowania niesie ze sobą ogromne niebezpieczeństwo utraty danych i całkowicie nie chroni ich w sytuacji, gdy odejdziemy od komputera (bez wylogowania), a osoba niepowołana usiądzie i zacznie przeglądać i kopiować nasze zasoby.

Należy zatem pamiętać, aby odchodząc od komputera, na klawiaturze przytrzymać symbol Windows i wcisnąć przycisk L.
Kombinacja ta włącza ekran logowania.

Niebezpieczeństwo utraty danych (szyfrowanie NTFS).

Jeśli dane w komputerze były zaszyfrowane (np. na nośniku zewnętrznym lub fizycznym dysku D), a awarii uległ dysk systemowy i należało ponownie zainstalować system Windows (np. po wymianie dysku twardego) to chcąc odzyskać dostęp do danych należy zainstalować także certyfikat odzyskiwania i podać przypisane do niego hasło. Brak certyfikatu lub hasła sprawi, że trwale utracimy dostęp do danych mimo, że pozostaną one nieuszkodzone. Nic nie da wprowadzenie poprzedniej nazwy użytkownika oraz hasła systemowego. Problem ten nie pojawi się, gdy posiadamy sklonowaną kopię partycji systemowej, np. z zastosowaniem programu EaseUS Todo Backup Free.  

Odzyskanie zaszyfrowanych danych (szyfrowanie NTFS) w przypadku zmiany hasła przez niepowołaną osobę (dla zaawansowanych).

W przypadku utraty hasła do komputera zaszyfrowanego szyfrowaniem NTFS (gdy nie wyeksportowano certyfikatu odzyskiwania) można się do niego włamać korzystając z INSTRUKCJI W FORMIE FILMU (znajomość tej procedury nie jest wymagana na teście). Po dokonaniu włamania należy utworzyć nowe konto administratora, a z jego poziomu przywrócić stare hasło logowania użytkownikowi, któremu je zmieniono. UWAGA! Microsoft w każdej chwili może zablokować ten sposób włamania do systemu.

Przypomnienie

We wszystkich Windowsach Professional, Ultimate i Enterprise jest możliwe zarządzanie każdym kontem użytkownika z poziomu dowolnego konta administratora. Jeśli na chwilę odejdziemy od komputera bez jego zabezpieczenia, np. przez [ Symbol Windows ] + [ L ], to osoba niepowołana może zmienić wszystkie hasła użytkowników w komputerze. Stracimy wówczas dostęp do naszych szyfrowanych plików - nawet wówczas, gdy posiadamy certyfikat odzyskiwania.

Należy pamiętać, że w Internecie można pobrać obraz nielegalnej płyty Hirens Boot (mają ją wszyscy informatycy). Jest to płyta bootująca lub pendrive, co oznacza, że uruchamia się przed systemem Windows. Zawiera wiele programów usuwających hasła logowania do systemu. Po usunięciu haseł i wprowadzeniu nowych także tracimy dostęp do zaszyfrowanych plików.

BitLocker – szyfrowanie pendrive’ów i partycji w Windows 10 Pro

Szyfrowanie plików i folderów - program 7-Zip

Bardzo dobrą programem szyfrującym (a także kompresującym) jest aplikacja 7Zip w wersjach dla komputerów 32 i 64 bitowych. Program jest spolszczony (mimo, iż strona, na której można go pobrać jest w języku angielskim:
http://www.7-zip.org/. Program ten integruje się z menu kontekstowym Windows.  
 

W celu zaszyfrowania pliku lub folderu zawierającego wiele plików, klikamy na nim prawym przyciskiem
i wybieramy: 7-Zip / Dodaj do archiwum.
 

W otwartym okienku należy wprowadzić dwukrotnie hasło. W celu ukrycia nazw plików warto wybrać Zaszyfruj nazwy plików. 

W nowej wersji programu 7zip pojawiła się opcja kasowania źródłowego obiektu który jest szyfrowany (Delete files after compression).

Proces kompresji i szyfrowania uruchamiamy klikając OK.
 

W celu wypakowania pliku należy na nim kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać: 7-Zip / Wypakuj tutaj oraz podać hasło.
 

Szyfrowanie plików i folderów w systemie Android - aplikacja ZArchiver
(obsługa archiwów 7zip)

Przydatność ZArchiver'a docenią wszyscy przenoszący zaszyfrowane dane z komputera do tabletu lub smartfonu. Za pomocą niniejszej aplikacji można je wypakować lub obejrzeć ich zawartość. Na przykład film po jego obejrzeniu pozostaje nadal  zaszyfrowany.

Szyfrowanie plików i folderów - program AxCrypt

Bardzo prostym w obsłudze i skutecznym programem szyfrującym jest AcCrypt w wersjach dla komputerów 32 i 64 bitowych. Program jest spolszczony (mimo, iż strona, na której można go pobrać jest w języku angielskim:
http://www.axantum.com/AxCrypt/Downloads.html
 

Program ten integruje się z menu kontekstowym Windows.

W celu zaszyfrowania pliku lub folderu zawierającego wiele plików, klikamy na nim prawym przyciskiem
i wybieramy:  AxCrypt / Zaszyfruj.
 

Dwukrotnie wpisujemy hasło i klikamy OK.
 

Jeśli szyfrowaliśmy folder, to po wejściu do niego widzimy, że wszystkie pliki zostały zaszyfrowane. Odszyfrowywać można naraz zawartość całego folderu - klikając na nim prawym przyciskiem i wybierając:  AxCrypt / Odszyfruj lub pojedyncze pliki wykonując analogiczną operację. Klikając dwukrotnie na zaszyfrowanym pliku i podając następnie hasło można go odszyfrować tymczasowo. Zamknięcie pliku spowoduje natychmiastowe zniszczenie i skasowanie odszyfrowanej kopii.

Należy pamiętać, aby nie używać programu na dyskach SSD. Towarzyszące szyfrowaniu niszczenie oryginału polega na wielokrotnym nadpisywaniu obszaru dysku fałszywymi danymi. Częste wykonywanie tego typu operacji skraca żywotność dysku.
 

W sytuacji, gdy nazwy plików powinny być także zaszyfrowane, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na folderze zawierającym te pliki i wybrać Zmień nazwę.
 

Jest rzeczą wiadomą, że każdy skasowany plik (nie ma go już w koszu) można łatwo odzyskać. Windows w rzeczywistości nie kasuje plików, tylko tak zmienia ich nazwy, tak aby systemowy eksplorator ich nie widział. Skasowane pliki można odzyskać przy pomocy programów Recovery (nie mylić z systemem przywracania Windows do stanu fabrycznego).
Jeśli plik lub folder ma zostać trwale zniszczony, należy kliknąć na nim prawym przyciskiem myszy i wybrać:  AxCryp / Zniszcz i usuń. Miejsce na dysku zajmowane przez plik zostanie wówczas wielokrotnie nadpisane "pustymi danymi", następnie dane te zostają skasowane.

Szyfrowanie plików i folderów - program WinRar

Nie wszyscy wiedzą, iż niezwykle popularny program WinRAR posiada opcję szyfrowania, jej opis można znaleźć na zamieszczonym poniżej filmie.